El nuevo Reglamento de Facturación de 30-11-2012, flexibiliza los requisitos para poder facturar electrónicamente. (antes se exigía un software específico para realizar el proceso)
Requisitos legales:
- Hay que obtener la autorización del cliente por escrito. En dicha autorización deberán constar tanto las cuentas correo del envío como de la recepción, así como el formato en el que serán emitidas.
- Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen (quien es el emisor) , así como la integridad de su contenido (es decir, que el mismo no ha sido modificado). Esto se demostrará por medio de controles de gestión internos utilizados en la empresa. Se debe emplear, por tanto, un sistema de archivo que permita acceder a la factura electrónica igual que el acceso a una en papel, teniendo en cuenta que si se opta por la facturación electrónica con un cliente, los originales de las facturas que se emitan lo serán siempre en formato electrónico, mientras no se comunique por alguna de las partes el cambio de emisión de las facturas.
- Las facturas se pueden generar en cualquiera de los formatos que se utilizan habitualmente para generar documentos electrónicos (entre otros, edifact,Xml, pdf, html, gif o jpg).